‘개인’ 업무자동화 핵심… 'RDA'와 '프로세스 마이닝', 왜 중요한가 [기획/ 2022 금융IT- RPA③]

박기록 2022.06.28 17:44:27

* 본 기사는 <디지털데일리>가 7월초 발간할 예정인 [2022년 디지털금융 혁신과 도전]에 게재된 내용을 재편집한 것으로, 편집사정상 책의 내용과 일부 다를 수 있습니다. 
최근 ‘개인 비서형 로봇’이 주목받고 있다. 개인에게 로봇을 붙여주고 생산성을 최대한 끌어올리기위한 차원이다. 

이는 그동안 RPA(로봇프로세스자동화)를 도입해왔던 금융회사나 기업들에게 ‘공통 업무’에 적용되던 자동화 이슈가 이제는 개인 생산성 향상으로 변화됐음을 의미한다. 이를 RPA 3.0으로 정의하는 사람도 있다.

직원들 마다 각각 자신의 업무에 필요한 ‘관련 정보 취합’ 과 같은 자동화 앱을 사내 클라우드 방식으로 다운받아 업무에 활용함으로써 불필요한 시간 낭비를 줄이고 업무 생산성을 높일 수 있다. 운영 방식에 따라 개인 업무형, 개인비서형, 서버연계형 등으로 세분화된다.  

그러나 이같은 ‘개인 비서 로봇’을 확산하는데 앞서 고려해야할 중요한 난제가 있다. 다름아닌 직원에 대한 거버넌스(통제 및 관리)의 문제때문이다.  

무엇보다 개인화된 로봇이 적용되고 있는 직원 개개인의 모니터를 회사측이라도 함부로 검열할 수 없다는 점이다. 직원이 개인봇을 성실하게 업무에 활용하고 있는지 아니면 업무와 전혀 관계없는 일에 시간을 뺏기고 있는지 모니터링이 쉽지 않다. 회사입장에선 자칫 ‘개인 RPA 관리’에 사각지대가 생길 우려가 있다. 물론 이같은 부작용에 대응할 수 있는 방법은 있다. 

이와관련 시메이션의 김용준 대표는 “직원 개인의 프라이버시 문제 때문에 현행 노동법상 직원의 모니터를 함부로 열람할 수 없다”며 “이러한 제약 때문에, 직원 개인의 프라이버시를 보호하면서 동시에 데이터를 중심으로 한 통계수치를 모니터링을 하는 방법을 제시하고 있다”고 설명했다. 

특히 금융권의 경우 ‘개인형 로봇’의 체계적인 관리와 효율측면에서 특히 보안과 안전성이 요구된다. 통제센터(CoE)를 중심으로 업무개발과 배포 및 관리 등이 수반되는것이 중요하며, 이에 따른 전체 생태계 확보 차원의 커스터마이징 등이 매우 필요하다. 
“RPA 넘어서  이제는 RDA 시대로”… 어떻게 다른가 

이처럼 개인봇의 부작용에 대응하고, 개인의 업무 생산성을 높이기위해 최근에는 'RDA'(Robotic Desktop Automation)라는 개념이 새롭게 등장하고 있다. 

기존 RPA는 기업내 공통 업무 및 관리 측면에서 자동화를 한다면 RDA는 개인 업무와 사람과 서로 상호작용을 한다는 점에서 차이가 분명히 차별화된다. 예를 들면, 기업 내부 업무 중 기업에서 공통으로 처리해야 하는 업무는 모니터링 및 관리의 주체는 운영 전담 부서에 있다. 그러나 직원 개개인의 업무 및 개인의 자동화 절차는 관리의 주체는 각 개인이다. 

따라서 RDA는 개인 PC나 노트북에 툴처럼 설치돼 마치 오피스프로그램을 사용하는 것과 같다. 또한 사용자가 PC를 사용하고 있을 때에도 자동화는 수행될 수 있으면서 그에 따른 결과나 입력은 사용자에게 선택할 수 있는 행위를 포함해야한다.
기업에선 이제 RPA와 RDA 솔루션 모두 필요한 시대가 됐다. RPA와 RDA 중 어떤 시스템을 먼저 적용할지에 대한 차이는 있을 수 있어도 기업 내부의 공통 업무와 개인 업무는 모두 존재하기 때문이다.

이처럼 RDA는 '개인 비서'처럼 직원의 업무를 도와주는 업무자동화다. 자동화 시스템 구축을 위해 가장 먼저 생각해볼 수 있는 요인으로는 RPA로 구축할 것인지 RDA로 구축할 것인지에 대한 선택이다. RDA는 업무담당자가 업무자동화를 개인 PC에서 직접 수행하기 때문에 태스크(Task)관리가 직접돼야한다. 이 때문에 사용자들을 대상으로 한 지속적인 RPA의 교육도 필수적이다. 

‘프로세스 마이닝’, 최적화된 개인 업무자동화의 핵심  

업무자동화를 효율적이고 체계적으로 설계하기 위해서는 PI(Process Innovation)가 선행돼야한다. 

그러나 현실적으로, 자동화 대상 업무가 늘어날수록 조직내 관련 직원들의 협의로 일일이 PI를 진행한다는 것 자체가 매우 비효율적이다. 업무 부담도 급증하게 된다. 

이같은 문제를 해결하기위해 제시된 도구가 바로 ‘프로세스 마이닝’(Process Mining) 툴이다.

기존 RPA솔루션 벤더들이 프로세스 마이닝 툴 벤더와 협력하거나 인수하는 방식으로 이 분야의 기술확보에 많은 노력을 기울이고 있고, 실제로 이미 상당수의 프로세스 마이닝 툴이 자동화 툴과 같이 공급되고 있다.

‘프로세스 마이닝’ 툴은 직원들의 PC에서 발생되고 있는 업무처리과정과 절차들을 자동으로 기록하고, 그 빈도와 절차에 따라 직원들의 업무처리과정에서 자동화 대상업무를 자동으로 추출해주는 역할을 한다. 

즉, 일(Task)와 절차(Process)를 자동으로 추출함으로써 직원들이 기업의 업무자동화를 손쉽게 진행할 수 있도록 하고, 직원 개인의 업무 효율성도 극대화할 수 있다. 

뿐만 아니라 이미 로봇을 통해 자동화된 업무에 대해서도 지속적인 프로세스 개선을 수행할 수 있게 도와주므로 업무자동화를 지속적으로 개선하고 체계화할 수 있도록 한다.

기존에는 업무자동화를 위해 로봇에게 업무처리를 지시하고 명령하는 스크립트를 로봇담당 직원이 일일이 프로그래밍을 해야한다. 하지만 앞으로 마이닝 툴이 적용되면 업무자동화 대상업무 절차의 상당 부분이 자동 스크립트로 생성됨으로써 문제가 해결될 수 있다. 

직원들은 자신의 PC에서 수행하는 업무절차가 자동으로 프로세스 챠트로 만들어지고 이것이 스크립트로 생성되므로 자동화를 관장하는 CoE에서는 간단한 수정만으로 업무자동화를 손쉽고 빠르게 수행할 수 있게 되는 것이다.

또한 기존 CoE에서 자동화업무 전체에 책임이 있었다면 앞으로 업무자동화를 확대하고 확장하는데 걸림돌이 될 수 있으므로 이에 대한 개선책을 강구하는 것이 필요하다. 

각 부서가 업무의 효율화와 생산성 제고 등을 고려하여 자체적으로 업무자동화를 추진하고 해당업무에 대한 운용과 관리를 직접 수행토록 하는 것이 요구된다. 

종합관제(CoE)측면에서는 각 부서의 업무자동화를 지원하고 전체 로봇자산을 운용하고 관리 및 관제하는 역할만 수행한다. 이러한 일련의 업무자동화 관련 일들을 체계적으로 지원하는 것이 사내 업무자동화 포털이다. 

이에따라 "업무자동화에 목적을 두지 말고 업무자동화를 통한 각 부서의 ROI분석을 통해 생산성 강화에 초점을 두는 것이 요구되고 있다"는 게 전문가들의 설명이다. 물론 이러한 분석 및 통계 데이터도 프로세스 마이닝 툴을 통해 자동으로 리포트된다.