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-[기획]‘셰어포인트 2010’으로 본 협업 플랫폼의 현재와 미래④

마이크로소프트(MS)는 이달 협업 및 컨텐츠 관리 소프트웨어인 셰어포인트 2010을 출시했다.

셰어포인트는 MS의 협업 제품라인의 핵심으로, 기업내에서 생산되는 문서 등 콘텐츠를 관리하고, 직원들이 함께 작업을 할 수 있도록 지원하는 서버 기반의 소프트웨어(SW)이다.기업의 통합커뮤니케이션 및 협업(UC&C)를 이끌고, 정보근로자의 업무 생산성을 극대화하도록 지원한다.

< 디지털데일리>는 한국MS의 에반젤리스트와 MS MVP(Most Valuable Professional) 등으로부터 5회에 걸쳐 셰어포인트 2010의 기능과 역할을 들어보고, 궁극적으로 협업 플랫폼의 현재와 미래에 대한 이야기를 탐색한다.

4회의 필자는 셰어포인트 커뮤니티 및 블로그를 운영하는 김호연씨이다.[편집자주]


IT 기업에서 근무하는 L씨는 오늘 오전 아래와 같은 프로세스로 업무를 처리했다.

1. 팀 내 문서관리 사이트에 접속해서 해당 문서를 확인하고, 담당자와 약속을 잡고 의견 교환을 한 뒤 해당내용을 업데이트

2. 검색하고자 하는 내용이 어느 문서에 저장 돼 있는지 몰라서 문서를 하나하나 열어보고 문서를 누가 업로드 한 것인지 확인

3. 새로운 프로젝트에 필요한 지식을 습득하기 위해 지인들에게 문의하고 인터넷 검색

일상적인 방식이지만, 비효율적이라는 생각이 들 수 밖에 없다. 지금은 더 가깝고 빠르고 간결하게 소통하는 소셜 네트워크가 주류를 이루고 있는 시대이다. 이러한 트렌드에 맞춰서 SNS(Social Networking Service)를 제공하는 전문 IT 기업에서 위와 같은 방식으로 업무를 진행 하는 건 잘못된 것이라고 생각한다.

만약 내가 컨설턴트이고 작년이었다면 위와 같은 업무환경 문제를 해결하기 위해 마이크로소프트 오피스 셰어포인트 서버(MOSS) 2007을 추천하면서 동시에 아직 미완의 대기라고 말해줬었을 것이다. 적어도 Moss 2007은 가능성만을 가지고 기반을 갖춰놓은 제품이었다. 기업에서 필요로 하는 전반적인 기능을 가지고 있지만 기능이 약해서 기업에 입맛에 맞춰서 각자 커스터마이징을 하려고 하니 개발 리소스가 너무 많이 들어가는 문제가 있었다.

그럼 셰어포인트 2010은 MOSS 2007에서 하지 못했던 일들을 얼마나 해결할 수 있는가? 이 얘기를 하고자 하면 각각 분야별로 많은 이야기를 해야 하지만 오늘은 엔터프라이즈 검색의 부분에서 이야기 해보자. 먼저 엔터프라이즈 검색이라고 하면 조금 익숙하지 않은 단어일 수 있다. 간단히 설명하면 우리가 회사에서 사용하는 파일시스템, 인트라넷, 문서관리 시스템, 인사 시스템 등에서 원하는 정보를 찾아내기 위해 검색하는 것이라고 보면 된다.

잘 생각해보면 우리가 회사에서 업무를 하는데 많은 시간을 쏟는 일 중에 하나가 엔터프라이즈 검색을 이용하는 일이다. 업무를 진행하기 위해 문서를 찾아야 하고 메일을 검색해서 내용을 확인해야 하며 또 협업을 해야 하는 적합한 사람을 찾아서 연락을 하는 등의 일을 많이 하고 있다.


그럼 우리가 업무 효율을 높이기 위해서는 더 쉽고 정확하게 내가 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있어야 한다는 결론이 생기게 된다. 실제로는 말처럼 그리 간단한 부분은 아니다. 하지만 그만큼 엔터프라이즈 검색이 중요하다는 것을 말할 수 있다.

지난 2월 18일에 열렸던 ‘실시간 웹 컨퍼런스 2010’에서 박종헌 서울대 교수는 “시간가치가 있는 정보를 적시에 발견하는 정보의 시간 의존성이 차츰 커지고 있다”며 “찾는 검색에서 찾아주는 검색 형태로 패러다임이 변화하고 있다”고 분석했다.

엔터프라이즈 검색에서도 마찬가지이다. 내가 검색을 많이 하고 잘하는 것이 아닌 누구나 쉽게 자신이 원하는 정보를 정확히 찾아주는 검색을 요구하고 있다는 것이다. 그리고 이 중요성을 셰어포인트 2010에서는 소셜 네트워크 개념을 넣은 엔터프라이즈 검색으로 표현하고 있다.

사실 MOSS 2007의 엔터프라이즈 검색 기능은 실망을 가졌던 부분이고 셰어포인트의 경쟁력이 강화되기 위해서는 검색 부분을 보강해야 한다고 지적했었다. 예를 들어 MOSS2007을 이용해 ECM(Enterprise Content Management), BI(Business Intelligence), 협업 기능을 구현하더라도 그 정보를 검색하는 시간이 오래 걸리고 쉽지 않다고 하면 결국 원활한 업무진행이 되지 않은 경우가 되는 것이다. 
 

              MOSS 2007 에서의 검색 화면

이런 사실로 인해서 마이크로소프트사는 지난 해 FAST 서치 엔진을 인수했고 셰어포인트 2010부터는 웹 파트를 기반으로 한 셰어포인트 와 FAST ESP(FAST Enterprise Search Platform)를 통합해서 공개했다.

그렇다면 셰어포인트 2010의 엔터프라이즈 검색은 어떤 모습일까?

 
              셰어포인트 2010의 검색화면

일반적으로 사용자가 엔터프라이즈 검색에서 요구하는 건 그리 많지 않다. 쉽고, 정확하고, 빠르게 내가 원하는 정보를 검색해 낼 수 있으면 되는 것이다.

쉬운 문서 검색


굳이 전작과의 비교 하지 않고 순수하게 셰어포인트 2010만을 보더라도 쉽다고 말할 수 있다. 가령 ‘기획서’라는 검색어를 검색 창에 입력하면 셰어포인트 2010은 먼저 기획서의 문서 타입, 사이트, 저자, 시간 등으로 세분화 해서 각각의 패널을 생성시켜 준다.

우리가 가장 많이 사용하는 오피스의 문서는 그림 이나 미리 보기 등을 통해 한눈에 시각적으로 볼 수 있다. 그 파일을 보기 위해 오피스 파워포인트나 워드를 열지 않아도 해당 문서 속의 단어까지도 검색이 가능한 것이다.

또 ‘기획서’라는 단어로 가장 많은 조회 수를 기록한 문서부터 볼 수 있으며 사용자 또는 문서가 가지고 있는 소셜 태그와 메타데이터를 이용해서 1차적인 검색이 아닌 2차적인 다양한 검색 결과를 볼 수 있다. 한 화면의 UI(User Interface)에서 클릭 몇 번으로 한눈에 내가 원하는 데이터를 찾을 수 있다고 하면 그게 바로 쉬운 검색이다.

정확한 검색

셰어포인트 2010은 검색하는 사람마다 다른 검색결과를 보여준다.
예를 들어 ‘SNS’라는 검색 어를 검색 창에 입력하고 검색하며, 검색을 시도한 사용자의 프로필을 기준으로 서로 다른 결과 및 구체화 옵션을 표시해 좀더 내게 적합한 검색을 보여준다. 내가 ‘SNS’라고 입력하는 것과 옆의 동료가 ‘SNS’라고 입력하는 것은 결과가 다를 수 있다는 것이다.

‘SNS’라는 검색어에 따라서 자동으로 랭킹 알고리즘과 함께 소셜 태깅 및 메타데이터, 분류법 등을 사용하여 결과를 필터링 해서 내가 찾는 정보를 찾아주기 때문에 내가 원하는 정보를 정확하게 찾아 낼 수 있다.

그리고 조금 더 정확한 검색의 결과를 얻어 내기 위해서 사용자 검색 경험에 기반해 스스로 자동 필터를 생성해 낼 수 있고 구체화 패널의 내용 또는 미리 정의된 쿼리의 기능을 가지고 있는 검색을 이용할 수 있게 되었다.

마지막으로 AND, OR, NOT의 쿼리 구문과 *로 표현되는 와일드카드 등 향상된 쿼리 구문을 검색 창에서 사용 할 수 있어 검색의 정확도가 떨어지는 일은 없다. 다만 정확한 검색을 위해서는 유저의 개입이 필요하다는 점은 흠이라고 볼 수 있다.

신속한 검색

셰어포인트 2010에서는 검색을 위해서 구체화, 적절한 튜닝, 관련 대상 그리고 다른 일반적으로 검색의 향상을 위해 설계된 방법들에 메타 데이터를 사용한다. 일반적으로 메타 데이터에서 구조화 되지 않은 문서의 경우 유용하지 않다는 것이 문제지만 FAST ESP를 이용해서 이 점을 해결했다. 그래서 빠르게 메타데이터를 추출해 결과를 신속하게 보여주는 것이다.

사용자 관심 주제 및 분야를 정의하도록 하여 전문 기술 및 지식에 대한 빠른 탐색을 제공하기도 한다. 예를 들면 내가 ‘실버라이트’라는 기술 단어를 검색했을 때 이 기술을 관심사로 가지고 있거나 기술에 대한 정보를 가지고 있는 동료들이나 회사 내 다른 부서의 사원 정보를 검색결과에 표시한다. 여기서 바로 동료의 상태를 확인할 수 있고 바로 대화를 할 수 있도록 해준다.

뛰어난 가능성을 가지고 있었지만 미완의 대기로 남아있던 셰어포인트는 2010년 새 버전을 출시하면서 패스트 서치(Fast Search)라는 날개를 달고 엔터프라이즈 검색의 비약적인 발전을 통해 협업 플랫폼으로서 전체적인 수준을 업그레이드 해서 돌아왔다. 우리에게 익숙한 오피스와 함께 소셜 테그(Social Tag)와 메타데이터 등을 이용해 소셜 네트워크 개념까지 중무장한 셰어포인트는 이제 도약할 시기가 왔다고 생각한다.

필자소개

저자 김호연은 (주)넥슨의 라이브 웹 개발팀에서 사람을 생각하는 웹을 만드는 개발자로 근무하고 있습니다.


모든 사람이 쉽게 사용할 수 있는 설명이 필요없는 애플리케이션을 만드는 것을 목표로 삼아 개발을 하고 있으며 개인 블로그 http://hoyeonkim.tistory.com/를 운영 중에 있습니다.



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