[기획] “셰어포인트 2010, 웹 비즈니스 플랫폼”

2010.05.11 10:40:31 / 심재석 기자 sjs@ddaily.co.kr

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[기획] 셰어포인트 2010, 문서관리에 도전하다
[기획] ‘셰어포인트 2010’으로 본 협업 플랫폼의 현재와 미래①

-[기획]‘셰어포인트 2010’으로 본 협업 플랫폼의 현재와 미래③

마이크로소프트(MS)는 올해 상반기중으로 협업 및 컨텐츠 관리 소프트웨어인 셰어포인트 2010을 출시할 예정이다.


셰어포인트는 MS의 협업 제품라인의 핵심으로, 기업내에서 생산되는 문서 등 콘텐츠를 관리하고, 직원들이 함께 작업을 할 수 있도록 지원하는 서버 기반의 소프트웨어(SW)이다.기업의 통합커뮤니케이션 및 협업(UC&C)를 이끌고, 정보근로자의 업무 생산성을 극대화하도록 지원한다.

< 디지털데일리>는 한국MS의 에반젤리스트와 MS MVP(Most Valuable Professional)로부터 5회에 걸쳐 셰어포인트 2010의 기능과 역할을 들어보고, 궁극적으로 협업 플랫폼의 현재와 미래에 대한 이야기를 탐색한다.


3회의 필자는 한국MS의 기술 전도사 백승주 차장이다.[편집자주]



업무를 하면서, 누구나 한번쯤은 이런 경험이나 생각을 해보지 않았을까?
“도대체 누가 내 파일을 덮어 쓴 거야?”
“내 주간 업무 보고서가 왜 없어졌지?”
“회사 내에서 마케팅을 잘하는 사람이 누구지?”
“지역별 매출 추이에 이러한 변화를 주면 결과가 바뀌지 않을까?”

기업의 지식 근로자들은 조직 내에서 다양한 형태의 문서 작업, 메일 처리, 그리고 비즈니스 분석, 더불어 동료, 혹은 상사와의 사회적 연결 등을 업무라는 이름으로 경험하게 된다. 이를 뒷받침하기 위해 IT 기술은 1990년대 후반에는 전자 메일, 2000년 초반의 그룹웨어 및 전자 결제, 2005년부터 불어온 BI(Business Intelligence), ECM(Enterprise Content Management), 2009년의 SNS(Social Networking Service)의 형태로 발전해 왔다. 그리고 미래에는 또 어떤 다른 기술이 등장하여 좀 더 높은 생산성을 위해 비즈니스를 탄탄히 뒷받침할 것이다.


오늘은 비즈니스를 위해 어떠한 형태의 협업 플랫폼이 시장에서 요구되고 있으며, 마이크로소프트에서는 이를 어떻게 기술화하고, 제공하는 지에 대해서 살펴보고자 한다.



먼저, 지식 근로자들의 기본 업무는 공동 작업이다. 이를 우리는 협업(Collaboration)이라는 단어로 표현하고 있으며, 사전적 정의에 따르면, 협업은 “공동의 목표를 위해 다수의 사람이 같이 움직이는 것”을 의미한다. 협업을 위한 기술 형태는 전자 메일, 전화, 팩스, 미팅, 인스턴스 메시징(IM), 블로그(Blog), 위키(Wiki) 등이 먼저 떠오를 것이다.

가만히 잘 생각해보면, 협업의 기술은 계층 구조(Structured) 방식, 또는 분산(Ad-hoc) 방식, 그리고 실시간(Real-time) 방식, 또는 비동기(Async) 방식으로 나누어진다. 당연히 기술의 특징 배치에 따라 장점과 단점이 존재한다.



협업하면 가장 먼저 떠오르는 일은 무엇이 있을까? 바로 문서 작업이다. 그리고 문서의 작업은 다수의 동료, 상사가 각자의 위치에서 원하는 형태로 문서화를 하게 된다.

아직까지도 많은 조직에서는 문서를 공유하고, 같이 작업하는 형태의 중간 매개체로 파일 서버나 전자 메일을 활용하고 있다. 하지만 파일 서버는 다수의 사용자가 동시에 작업하는 형태를 지원하지 못할 뿐만 아니라 필요한 데이터를 검색하는데 한계가 있다.

전자 메일 역시 문서의 결과물까지(버전 관리) 도달하는데 무수히 많은 메일 소통을 해야 한다. 이는 고스란히 전자 메일 서버의 저장소 용량 비용으로 이어진다. 뿐만 아니라 2009년부터 고속 성장을 하고 있는 모바일(Mobile) 시장으로 인해 이제는 공동 작업에 대한 범위가 PC로 국한되지 않는다.

웹(Web)과 이동이 가능한 모바일 장치까지 비즈니스 부서의 요구 사항은 커져가고 있는 것이다. 앞서 언급한 이야기에 따르면 자연스럽게 협업 플랫폼이 가져야 할 요소들을 예상할 수 있다.


1.    매끄러운(Seamless) 공동 문서 작업 및 업무 사이트 관리

2.    PC, 웹, 모바일을 아우르는 친숙한 사용자 경험 및 인프라 제공
3.    파일 서버보다 뛰어난 데이터 관리 및 검색, 그리고 콘텐츠 중앙 관리
4.    다양한 인프라(IRM, 전자 메일, 전자 결제)와의 유기적인 연동


먼저 고려해야 할 부분은 바로 사용자의 경험 부분이다. 보다 향상된 생산성을 얻기 위해 새롭게 등장한 IT 기술을 도입하려고 검토하는 경우, 사용자들이 새로운 지식을 습득해야 한다면 진입 장벽이 높아질 수 밖에 없다.

기존에 사용하던 각종 업무 도구들과 동일하거나, 비슷한 사용자 인터페이스(UI)를 웹을 넘어, 모바일 장치까지 제공할 수 있어야 하는 것이다. 그리고 문서의 작업은 앞서 언급한 것과 마찬가지로 동시에 다수의 사용자가 빠르게 작업할 수 있어야 하는데, 이를 위해서는 중간에서 이를 제어할 수 있는(Orchestration) 서버가 필요하다는 것도 예상이 가능하다.

기술적으로는 잠금(Locking)에 대한 관리가 필요한 부분인데, 단순한 클라이언트 기술만으로는 불가능하며, 잠금 및 권한, 그리고 버전까지 관리 가능한 협업 기술, 공통의 작업을 위한 공유 지점과 더불어, 기존의 메일, 파일 서버의 단점을 훌륭히 해결해야 한다.

마이크로소프트의 경우, 출시를 앞두고 있는 Office 클라이언트, 웹 기반의 기술인 오피스 웹 앱스(Office Web Apps), 셰어포인트 2010을 기반으로 문서의 공동 작업과 문서의 특징을 표시하는 다양한 메타데이터(Metadata)를 지정할 수 있다. 이는 차후 다시 언급할 검색 인프라와의 연계를 통해 원하는 정보를 사용자가 직관적으로 빠르게 찾을 수 있는 매개체가 되기도 한다.



몇 년 전만 하더라도 조직의 산출물 및 다양한 문서를 종이에 인쇄, 또는 작성하여, 캐비닛에 보관하는 기업이 많았다.(사실 요즘에도 아직 많은 기업들이 이러한 형태로 관리하지 않을까 하는 생각을 한다)

이 경우, 조직에서 문서에 고유한 식별 번호(ID)와 지정한 다양한 범주(Category) 형태로 문서를 보관하여, 차후 이용을 용이하게 하고, 파기 연도가 되게 되면 해당 문서를 파기하는 프로세스를 밟게 된다. 큰 조직일수록 이러한 문서 캐비닛의 공간 및 관리 비용은 높아지게 되고, 사람의 의한 관리는 컴플라이언스(Compliance) 이슈로 이어질 수 있는 확률이 높으므로, 문서의 관리를 전산화하자는 움직임이 바로 엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM)이다.



이를 위한 뒷받침하기 위해서는 문서 및 각종 산출물의 콘텐츠 형식 및 구성에 따라 자동 분류 및 저장, 파기 가능한 IT 기술이 필요하다. (이에 대한 자세한 사항은 셰어포인트 2010, 문서 관리에 도전하다. 라는 기사에서 살펴볼 수 있다.)



조직 내에서 많은 지식 근로자가 만들어낸 문서나 정보들을 손쉽게 검색할 수 있는 솔루션들(지식 관리 시스템, KMS)은 이미 많이 존재한다. 검색 기술을 통해 필요할 때 빠르게, 데이터와 사람을 연결하고, 보다 정확하고 빠른 데이터 검색, 그리고 검색 기술 내의 사용자 편의성을 위한 기술(미리보기 또는 2차 검색, 유사 검색어 제시, 키워드 지정 등)들도 많이 사용되고 있는 실정이다.


이제 또 다른 고민거리에 봉착하게 되었다. 바로 데이터에 대한 검증 및 신뢰성, 그리고 이에 대한 전문가와의 연결이 바로 그것이다. 또한 검색을 확장한, 사용자와 사용자와의 연계 고리를 위한 부분이 필요해졌다. 이러한 시장의 요구 사항은 SNS를 통해 외부에선 트위터, 미투데이, 페이스북, 링크드인 같은 서비스로 제공하고 있다.

이를 활용하면, 지금까지의 검색 엔진에서만 정보를 얻던 이용 형태가 아닌, 사용자와 사용자의 연결을 통해, 보다 정확한 정보, 데이터, 그리고 상호 커뮤니케이션이 가능하다. 조직 내부의 열린 소통을 위해서 SNS 사이트를 조직 안에 구현하고자 하는 엔터프라이즈 SNS 2.0이라는 것이 이 같은 트렌드의 일종이다.

그렇다면 지금까지 주로 문서 관리를 맞아온 협업 플랫폼이 커뮤니티를 근간으로 할 수 있는 부분까지 확장되어야 한다는 의미로 생각할 수 있다. 검색 엔진은 기본적인 검색 기술과 더불어, 사용자의 프로파일 및 사내 커뮤니티, 다시 말해 블로그나 위키 내 데이터까지의 컨텍스트 확장, 그리고 업무 시 개인적으로 활용하는 댓글(Comment), 태그(Tag)까지도 검색에 활용하는 모습을 보이고 있다.

인터넷에서 물건을 구입하는 경우, 선 구매자의 제품평이나 댓글을 살펴보면, 보다 나은 쇼핑이 가능한 것이 이를 비유할 수 있는 좋은 예이다. IT 기술이 발전하더라도, 사용자의 사회성이 반영되지 않는다면 오히려 정보 소통의 장애로 이어질 수 있다. 작년 말 IDC에서는 사회성, 다시 말해 사회적인 기본 생리를 기술을 통해서 잘 구현해 놓은 응용 프로그램인 Socialytic Apps가 유행할 것이라고 예견한 바 있다.




불명확한 시장 상황은 비즈니스의 투자나 방향성을 결정하는데 큰 장벽이다. 지금까지의 조직 내부에서 IT 기술은 어떠한 데이터나 상황을 보여주는 역할에 집중했다. 이제는 보여주는 것을 넘어서 기업의 경험과 데이터에 근간하여, 향후에 발생할 수 있는 일, 또는 데이터를 예측 가능하게 해주는 인프라가 필요해졌다. 이것이 바로 비즈니스 인텔리전스(BI)이다.

우리나라의 경우, 사내의 분석 부서에서 시뮬레이션 형태로 데이터를 입력하거나 불러 들여서 작업을 하고, 이를 근거 자료로 제시하는 경우가 많다. 당연한 이야기지만, 비즈니스 데이터 분석을 하기 위해서는 데이터베이스에 대한 IT 지식, 그리고 도구에 대한 사용 방법, 많은 기간계(LOB) 인프라의 연결이 필요하기 때문이다.




하지만 이는 실제 실무자가 원하는 모든 궁금증을 해결하기엔 부족하다. 실무진은 본인이 예상하는 진행 상황, 데이터, 혹은 주위의 정보를 활용하여 예측하길 원한다. 즉, 친숙한 업무 도구를 활용하여 기간계 인프라를 흔들지 않는 것을 전제로, 원하는 형태의 변수를 입력해보고, 이를 분석할 수 있는 셀프 서비스 BI(Self Service BI)를 요구한다.

이는 자연스럽게 업무 생산성을 대폭적으로 향상시킬 수 있을 것이다. 조직 내 협업 플랫폼은 지식 근로자들이 언제 어디서나, 빠르고 쉽게 비즈니스 데이터를 분석할 수 있는 기술을 제공해야 한다. 이를 위해서는 분석 인프라에 접근하기 위한 환경을 제공하여야 하며, 기존 기간계 인프라와의 유기적인 연계가 가능하도록 표준 연계 방안을 이용해야 한다는 의미이다.


표준 연계 방안을 통해 조직 내 개발자나 프로젝트 단위의 솔루션 개발 시, 보다 빠르고 쉽게 기간계를 연계할 수 있게 되고, 높은 수준의 정보 제공 및 안정적인 인프라를 운영할 수 있게 된다.



협업 플랫폼이라는 이름 하에, 꽤 많은 분야를 언급하였다. 간단히 이를 정리해보면 다음과 같다.
1.    협업을 위한 사이트 및 공동 작업 제공 및 콘텐츠 관리
2.    소셜리틱 응용 프로그램(Socialytic Apps)에 근간한 커뮤니티 기술 제공(SNS, 블로그, 위키, 검색)
3.    기본에 충실함과 동시에, 트렌드가 잘 반영된 검색 기술
4.    기간계 인프라와의 유기적인 연동, 개발 플랫폼 및 이를 통한 지식 근로자의 통찰력 제공(BI)



이러한 시장의 많은 요구에 발맞추어, 마이크로소프트는 셰어포인트 2010의 출시를 앞두고 있다. 셰어포인트 2010은 지금까지 시장에 출시된 다양한 협업 플랫폼 중에 가장 뛰어나고, 매우 다양한 부분을 커버할 수 있는 웹 비즈니스 플랫폼이다.

사용자의 생산성에 중점을 맞추고 있는 오피스 클라이언트와의 연동, 그리고 클라우드(Cloud) 시대에 부합되는 모바일 장치 및 인터넷 서비스를 위한 인프라, 표준에 근간한 상호 운용성(Interoperability)을 기반으로 하는 기간계의 연동까지, 마치 인프라 내 새로운 블록을 끼워 넣는 것과 같은 느낌으로 다양한 시나리오를 조직에 제시하여, 언제, 어디서나, 빠르고 쉽게 지식 근로자가 원하는 방향으로 업무를 처리할 수 있고, 이는 자연스럽게 생산성의 높은 향상이라는 청사진을 제시해 줄 것으로 생각한다.
 

필자 소개

백승주 차장은 2006년 Microsoft에 합류하여, 지난 14여년간 관심 있게 살펴보고, 경험한 다양한 플랫폼 및 기술에 대해서 IT 엔지니어 분들에게 널리 알리는 Microsoft 기술 전도사 활동을 하고 있습니다. 보다 많은 분들과 소통하기 위해 블로그, 꼬알라의 하얀집(http://www.koalra.com)을 운영 중에 있으며, SNS(트위터: @HappyKoalra)를 이용한 열린 토론을 환영합니다.



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