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[기획] 셰어포인트 2010, 문서관리에 도전하다

2010.04.27 09:24:08 / 심재석 기자 sjs@ddaily.co.kr

관련기사
[기획] ‘셰어포인트 2010’으로 본 협업 플랫폼의 현재와 미래①

-[기획]‘셰어포인트 2010’으로 본 협업 플랫폼의 현재와 미래②

 

마이크로소프트(MS)는 올해 상반기중으로 협업 및 컨텐츠 관리 소프트웨어인 셰어포인트 2010을 출시할 예정이다.


셰어포인트는 MS의 협업 제품라인의 핵심으로, 기업내에서 생산되는 문서 등 콘텐츠를 관리하고, 직원들이 함께 작업을 할 수 있도록 지원하는 서버 기반의 소프트웨어(SW)이다.기업의 통합커뮤니케이션 및 협업(UC&C)를 이끌고, 정보근로자의 업무 생산성을 극대화하도록 지원한다.

< 디지털데일리>는 한국MS의 에반젤리스트와 MS MVP(Most Valuable Professional)로부터 5회에 걸쳐 셰어포인트 2010의 기능과 역할을 들어보고, 궁극적으로 협업 플랫폼의 현재와 미래에 대한 이야기를 탐색한다.


두번째 필자는 이피언스 SI 사업부 최정우 차장이다.[편집자주]

셰어포인트 2010 서버는 ‘마이크로소프트 오피스 셰어포인트 서버(MOSS) 2007’의 차기버전으로서 이번 5월 정식버전 출시를 앞두고 있는 마이크로소프트의 포털∙∙협업 플랫폼이다.

MOSS 2007은 2006년 출시 이후 마이크로소프트의 제품 중 가장 빠른 성장세를 보여주었던 기록을 가지고 있다. 국내에서의 마이크로소프트 2007 도입사례나 활용사례를 살펴보면 포탈과 협업의 영역이 대부분을 차지하고 있다. MOSS 2007이 자체적으로 ECM(Enterprise Content Management) 영역에 관련한 기능들을 두루 갖추고 있었다고는 하지만 국내 도입사례에서는 크게 두드러지지 못했던 이유를 축약해 본다면 두 가지를 생각해 볼 수 있다

1.   MOSS 2007의 도입을 도입하는 고객이 MOSS 2007을 그룹웨어 SI 솔루션으로 보는 관점이 많았다. 그래서  기존에 알고 있던 그룹웨어 솔루션의 범위로 기능을 한정지었던 것이다. 
2.  MOSS 2007 의 ECM 기능들이 전문적인 문서관리 솔루션과 비교하면 뒤쳐지는 면이 있었다. ECM의 전반적인 기능들을 가지고 있었지만, 각각의 개별적인 기능영역을 보면 전문솔루션에게는 뒤떨어지는 면이 존재했다. 그 차이를 메우기 위해서는 많은 커스터마이징이 필요했다

그러나 셰어포인트 2010은 ECM 영역에서 MOSS 2007에 비해 많은 기능이 추가되고 보강됐다. 그 중 주목할만한 몇 가지를 짚어보자.

◆ 도큐멘트 ID 서비스(Document ID Service)

도큐멘트 ID 서비스는 셰어포인트 2010에서 새롭게 추가된 기능이다. 이 기능은 사이트에 업로드 되는 모든 문서에 공통 규칙의 고유아이디를 제공한다. 실제로는 HQSeoul-33-1234와 같은 포맷으로 관리자가 지정한 접두어와 일련번호 숫자의 조합으로 이루어진다.
또한 이 고유아이디를 기반으로 문서를 내려받을 수 있는 퀵링크 기능이 제공되기 때문에, 문서가 어느 사이트의 어느 리스트에 있는지 알지 못해도 권한이 있는 사용자라면 쉽게 접근이 가능하다.

◆메타데이타 관리(Managed Metadata Service)
문서의 분류와 카테고리지정에 사용할 수 있는 메타데이타 관리가 새롭게 추가됐다. 이 기능은 계층구조의 메타데이터를 영역의 제한이 없이 팜 내/외부에서 공통적으로 사용할 수 있는 기능을 제공한다.
 
콘텐츠 타입 중심의 문서관리가 셰어포인트 2010 의 주요사상이 되는데, 이 기능을 이용해 콘텐츠 타입의 속성정보를 좀 더 의미있고, 유용한 것으로 활용할 수 있게 됐다. 메타데이타 관리는 완벽한 API를 제공해 외부의 시스템에서도 메타데이터를 손쉽게 사용할 수 있다.

◆문서집합(Document Set)
새로운 유형의 문서 콘텐츠 타입으로 문서집합이 추가됐다. 여러 개의 문서템플릿이 하나의 폴더에 모여 있는 형태를 가진다. 연관성 있는 여러 개의 문서가 같이 관리돼야 하는 특수한 사용자 시나리오에서 유용하게 쓰일 수 있다.

◆리스트 퍼포먼스(List Performance)
MOSS 2007도 엔터프라이즈 급의 문서관리 능력을 가지고 있었지만, 한 목록에 과도하게 문서가 집중되거나, 개별적인 권한설정이 추가되면 그러한 요소들이 성능저하를 발생시키는 문제가 있었다.

MOSS 2007에 비해 SharePoint 2010는 리스트에 저장할 수 있는 문서의 수와 그 처리 성능이 비약적으로 향상됐다. 폴더를 이용해 구조적으로 분리해 문서를 관리하면 수백만건의 문서도 한 목록에서 성능저하 없이 관리가 가능하다.

개별적인 리스트의 성능향상에 따라 셰어포인트 2010의 전체 팜이 관리할 수 있는 문서의 수와 양도 기존의 한계를 훌쩍 뛰어 넘었다.


◆원거리 BLOB 스토리지(Remote BLOB Storage)

MOSS 2007의 약점 중 강점이자 약점 중 하나가 모든 데이터를 MS-SQL에 저장한다는 것이었다. 실제로 국내사례에서도 테라바이트 수준으로 관리되는 MOSS 2007 데이터베이스가 존재하는데, 이 모든 정보가 MS-SQL 데이터 베이스로 존재해야만 한다는 것은 백업비용과 관리에 상당한 부담을 주는 것을 피할 수 없다. 근래에 바이너리 데이터를 MS-SQL이 아닌 파일로 저장, 관리할 수 있는 서드파티 솔루션이 출시되었지만 이중지출이 일어날 수 밖에 없어서 비용적으로 불리했다.
셰어포인트2010에서는 MS-SQL 2008과 연계해 원거리 BLOB 스토리지 기능을 자체적으로 지원한다. 따라서 첨부파일을 디스크에 분리하여 저장할 수 있게 되어 성능적인 면과 관리적인 면에서 향상이 이루어졌다.

◆레코드 센터(Record Center)
레코드 센터는 우리말로 ‘기록물관리소’ 또는 ‘자료관’ 등으로 불리울 수 있다. MOSS 2007에서도 레코드 센터를 활용한 문서관리 정책에 따른 폐기/이관/보관 기능을 구현할 수 있었다.
셰어포인트 2010에서는 레코드센터의 기능 중 문서배달에 관련한 기능이 강화됐다. 도큐멘트 오거나이저라고 불리우는 기능은 레코드센터에 도착한 문서를 관리자가 미리 준비해놓은 규칙정의에 따라 자동적으로 분류하여 이동, 저장하는 역할을 한다. 오피스의 아웃룩이 제공하는 메일함의 사용자지정 규칙을 연상하면 좋은 비유가 될 것이다.

◆문서 검색(Document Search)
데이터를 잘 모으고 잘 저장하는 것과 마찬가지로 잘 찾는 것도 문서관리의 핵심요소 중의 하나 다. MOSS 2007의 경우 자체적인 검색엔진을 보유하고 있었지만, 성능과 기능에서 아쉬운 부분이 많았다.


지난 해 MicroSoft는 전문검색 솔루션 업체인 패스트(FAST)사를 인수 합병했는데, 그와 발 맞춰 셰어포인트 2010에서는 패스트 검색을 내장해 출시된다. 따라서 셰어포인트 2010 과 패스트 검색을 같이 구성하면 가장 완벽한 엔터프라이즈급 통합검색 기능의 구현이 가능하다.

전체적으로 볼 때 MOSS 2007이 보여주었던 엔터프라이즈 플랫폼으로의 역량은 고무적인 것이었다. 하나의 솔루션을 도입하면 포탈/협업/문서관리/검색 등의 모든 영역을 구축할 수 있다고 하는 큰 명제에는 부합했지만, 각각의 개별기능으로 포커싱을 하면 웬지 어정쩡한 수준인 기능들이 존재했다. 그리고 그러한 부족함을 메우는데 많은 노력이 투입됐다.

셰어포인트 2010에서는 기존의 그러한 부족하고 불편한 점이 해결됐다. 전체적인 플랫폼으로의 경쟁력뿐만 아니라, 각각의 개별적인 기능 영역에 있어서도 충분한 경쟁력을 보유하게 됐다.

이제 문서관리 시장에서도 제대로 한판 붙어볼 만한 수준의 솔루션으로 거듭나게 됐다.

필자 소개


- 최정우
- ㈜이피언스 SI 사업부 차장
- 셰어포인트 컨설팅 및 기술개발 담당
- 메일 : lanslote@epience.com
- 블로그 : http://sharepoint.textcube.com



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